Geschreven door Ronald
In het vorige blog stonden we stil bij de Corona cultuurshock en wat we daar nu al van kunnen leren over hoe we willen leven en werken.
In dit blog deel ik 5 tips waar je vandaag direct mee aan de slag kunt om ook jouw team op een inspirerende en effectieve manier te laten samen werken op afstand.
Het valt niet te ontkennen. Er is nog steeds is er veel onduidelijk over de situatie waarin we ons bevinden. We worden nog steeds regelmatig met nieuwe maatregelen geconfronteerd en hebben we nog geen beeld over hoe de toekomst na deze pandemie er uit zal zien.
En toch is het belangrijk om juist optimistisch te zijn. Iedereen, en dus ook jouw team en collega’s, heeft behoefte aan hoop en inspiratie. Daarbij gaat het niet om een blind vertrouwen in de toekomst of een motiverende peptalk. Juist het samen betekenis geven aan wat de huidige situatie voor jouw team betekent en het tonen van begrip voor elkaar zorgt voor een toenemen zelfvertrouwen onder jouw teamleden.
Als leidinggevende is het dus vooral belangrijk om compassie te tonen en om het team te betrekken bij het vorm geven aan de onderlinge samenwerking. Minder communiceren over het belang van volhouden en doorzettingsvermogen. En juist meer ruimte voor acceptatie en een open dialoog over hoe jullie als team kunnen groeien naar iets nieuws.
Laten we niet vergeten dat het oude normaal ook niet ideaal was. Door deze dialoog aan te gaan ontstaat er waarschijnlijk zelfs ruimte om te groeien naar iets beters dan voorheen.
Hoe graag we het ook zouden willen, er is geen simpel antwoord op de uitdagingen die door de COVID-19 maatregelen op ons afkomen. De werkelijke uitdaging verschilt per organisatie, per team en zelfs per persoon.
Daarom is het belangrijk om deep listening skills te ontwikkelen. Het gaat er namelijk niet om dat je als leidinggevende overal een antwoord op hebt. Het gaat er juist om dat je elkaar echt gaat begrijpen. Vanuit oprecht wederzijds begrip is het een stuk makkelijker om samen tot een oplossing te komen.
De communicatie tussen teamleden en leidinggevenden is vaak grotendeels transactioneel. Er wordt gepraat over de inhoud, afspraken en deadlines. Probeer daar bij ook eens op de diepere laag te luisteren. Welke overtuigingen spelen een rol? Voor welke (verborgen) uitdaging is weinig aandacht? En wat is de beleving op gevoelsniveau?
“Met de simpele vraag “hoe is dat nou voor jou?” kun je een hele nieuwe wereld openen”
Misschien nog wel het meest belangrijk is om van deze manier van luisteren een gewoonte te maken. Het gaat er niet om dat je een keer echt luistert, het gaat er om hoe vaak je luistert. Zorg daarbij voor spontane momenten door eens onverwacht te bellen en houd die momenten casual zonder de inhoud in te gaan. Het gaat immers om echte verbinding. Daarbij draait het om het begrijpen van de ander, niet om zelf tussen te regels door nog iets geregeld te krijgen.
Om teamleden te ondersteunen in het nieuwe normaal bieden veel organisaties al verschillende programma’s aan gericht op diversiteit, digitale tools of leiderschap. Ook teams zelf zorgen voor meer sociale binding in de video calls of organiseren zelfs virtuele borrels. Allemaal mooie initiatieven om energiek te blijven en om op een meer sociale manier met elkaar in contact te blijven.
Hoe goed bedoeld ook, vaak worden ook deze initiatieven gezien als iets dat van boven af is opgelegd of als nog meer sociale verplichtingen. Het is daarom belangrijk om juist vanuit het team te beginnen. Waar lopen de teamleden tegen aan? Wat hebben ze nodig om thuis ook echt hun rust te kunnen pakken? Wat zijn de verwachtingen rondom meetings en de snelheid van reageren op e-mails? Hoe zou de ideale samenwerking er eigenlijk uit zien?
Wat vaak blijkt is dat de uitdagingen heel persoonlijk en specifiek zijn. Daarom is het zenden van een ‘richtlijn’ vaak niet het juiste antwoord. Juist door persoonlijke uitdagingen en behoeftes te delen binnen het team ontstaan de oplossingen waar het team zelf achter staat en nieuwe energie van krijgt.
“Juist met digitale tools is het mogelijk om het traditionele ‘zenden’ om te buigen naar ‘luisteren & interactie’”
De behoefte aan een echte dialoog is sowieso groot in deze tijd waarbij we meer afstand tot elkaar ervaren. Veel organisaties hebben hun traditionele Town Meetings, waarbij een zaal vol medewerkers zit te luisteren naar wat het management te delen heeft, nu verplaatst naar online. Nu was ik, en met mij vele anderen, al nooit zo’n fan van dergelijke meetings. En met de huidige digitale tools is het nu zo makkelijk om daar eindelijk eens mee te stoppen!
Zorg er in jouw volgende Town- of Team-meeting voor dat de tijd besteed aan luisteren minimaal 60% is. Schets een situatie of uitdaging die van belang is voor jouw team in maximaal 5 minuten. Stel vervolgens een open vraag met betrekking tot deze uitdaging of kans aan het team. Organiseer online break-outs (persoonlijk vind ik zoom hier voor het prettigst) van 3 tot 5 teamleden per groepje en laat ze na 20 minuten hun ideeën in de chat of plenair delen. Koppel in 5 minuten terug wat je hier van geleerd hebt en waar je samen met je team mee aan de slag wilt.
Een eenvoudigere manier om van elkaar te leren, meer onderling begrip te ontwikkelen en om de betrokkenheid van het team te vergroten is er niet. En het is nog eens inspirerend en leuk ook.
De traditionele benadering van verandering is dat er een stabiele nieuwe situatie ontstaat. Dat we met z’n allen positie A verlaten en naar positie B vertrekken. Met mijn suggestie van ‘het nieuwe normaal’ draag ik daar ook aan bij. Maar dat nieuwe normaal is helemaal geen nieuwe stabiele situatie. Het nieuwe normaal zal eerder gekenmerkt worden door continue verandering en onzekerheden.
Daarom is het vermogen om te blijven groeien en ontwikkelen als professional, als leidinggevende en als team van groot belang. Juist als de druk hoog wordt en de stress toeneemt is flexibiliteit en aanpassingsvermogen cruciaal. Dat aanpassingsvermogen kun je trainen door het ontwikkelen van persoonlijk leiderschap en collectief als team.
Meerdere onderzoeken laten zien dat een hoog aanpassingsvermogen leidt tot minder stress, meer creativiteit, meer innovatie, meer snelheid en een hogere betrokkenheid. En dat is ook logisch. Teams met een growth mindset zien verandering juist als een kans om te leren. Op basis van die mindset hebben ze geleerd om te vertrouwen op hun eigen kwaliteiten, die continu te blijven ontwikkelen, om zich op die manier ook steeds aan te passen aan veranderende omstandigheden.
Werken vanuit huis betekent vaak dat teamleden alleen achter hun computer zitten. Zonder een gezamenlijke ontmoetingsplek zullen teamleden zich eerder afvragen waar ze al dat harde werk voor doen. En als je al zo hard werkt, waarom zouden ze dat voor jouw organisatie blijven doen? Je zit immers toch vooral in je eentje thuis.
Door de verschuiving naar remote teamwork is het nu nog belangrijker geworden om een gedeeld en inspirerend doel te hebben. Wat maakt dat teamleden perse in deze organisatie of in jouw team willen werken?
Het activeren van de missie van de organisatie heeft vele voordelen. Door de teamleden hier een actieve rol en zeggenschap in te geven zal niet alleen de betrokkenheid omhoog gaan, maar wordt het ook makkelijker om te focussen wat er echt toe doet. Nu de stip of de horizon helder is wordt keuzes maken makkelijker en kan het team ook meer beslissingen zelf nemen. Inderdaad, minder zoom-calls dus.
Ook het visualiseren van hoe het werk en de werkplek er in de toekomst uit gaat zien is een bron van inspiratie. Laat teamleden zelf met ideeën komen en organiseer design workshop. Hierbij gaat het niet alleen om de uitkomst. In dit proces gaan jouw teamleden de dialoog aan over hoe en waarom ze samen willen werken. Het team bouwt dus aan onderling vertrouwen en begrip. Juist de motivaties en behoeftes die op die manier boven water komen zijn goud waard om samen vorm te geven aan de toekomst.
Hopelijk inspireren de bovenstaande 5 tips je al om direct mee aan de slag te gaan met jouw team. Als je op zoek bent naar nog meer inspiratie, kijk dan ook eens naar de 6 modules die State of Orange aanbiedt om teams te ondersteunen bij geïnspireerd en effectief teamwork in het nieuwe normaal.
Omdat elk team anders is maak ik uiteraard ook graag tijd voor een vrijblijvend adviesgesprek. Vanuit mijn expertise als teamcoach, mijn jarenlange ervaring in het leiden van teams op afstand, en als buitenstaander met een frisse blik denk ik met je mee. Uiteraard deel ik ook mijn ervaringen en ontvang je na afloop van ons gesprek 3 persoonlijke tips waar je met jouw team direct mee aan de slag kunt.
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek
