Geschreven door Ronald
In tijden van remote teamwork missen we het contact met elkaar. Hoe schokkend is het dan als je beseft dat meer dan 50% van de meetings als slecht worden beoordeeld?!
Aan de inspanning ligt het niet. Volgens onderzoek besteden managers zelfs 75% van hun werkdag aan het organiseren en bijwonen van meetings. Dus wat gaat hier mis? En belangrijker nog, hoe kun je online meetings met jouw team wel inspirerend maken?
In welk team je ook zit, er zijn altijd van die meetings die lijken te ‘moeten’. Maak de ongeschreven regels bespreekbaar en geef jezelf de ruimte om hier ‘mogen’ van te maken. Willen jullie deze meeting ook echt hebben?
Stel jezelf daarbij eens de volgende vragen:
Wat wil ik dat deze meeting ons oplevert?
Is er een duidelijke agenda die zal leiden tot discussie, beslissingen en acties?
Hoe zou de ideale meeting (en de onderlinge interactie) er dan uitzien?
Als die interactie beperkt is, is het dan wel zinvol om een meeting te hebben?
Het lijken open deuren, maar dat zijn het niet. Bij twijfel: cancel eens een paar meetings en ervaar samen de opluchting dat heilige huisjes (meetings) niet meer bestaan. Dat geeft niet alleen ruimte in de agenda, maar geeft ook ruimte om andere zaken die spelen ter discussie te stellen.
En als de meetings die dan wel doorgaan ook nog eens energiek en inspirerend zijn, dan krijg het team al helemaal een boost.
Met name met online meetings hebben we de neiging om alle stilte te vullen en meteen de inhoud in te duiken. Maar zojuist zaten jouw teamleden nog in een andere meeting en hun hoofd zit nog vol met wat er daar gezegd en afgesproken is. Mogelijk zijn ze moe, gefrustreerd, of stuiteren ze juist van de adrenaline. Hoe dan ook, bij aanvang van een meeting moet iedereen even landen.
Zorg er daarom voor een echte check-in. Hoe zit iedereen er bij? Zijn er storingen?
“Hebben we zin om aan de slag te gaan met het onderwerp op de agenda? Geef het eens een kleur hoe je er in staat, is dat groen, oranje, of rood?”
En als we willen dat iedereen mentaal aanwezig is, zorg er dan ook voor dat iedereen die deelneemt een actieve rol heeft. We hebben de neiging om overal bij te willen zijn. Vaak uit angst om ook maar iets te missen wat belangrijk kan zijn, of soms gewoon omdat we ergens bij willen horen. Maar los van dat dit niet effectief is, kan het ook de kwaliteit van de meeting in de weg staan. Het is daarom belangrijk om dit dan bespreekbaar te maken met het team. Kijk, eventueel samen met een teamcoach, naar hoe je hier samen mee om zou willen gaan.
Als je iedereen mentaal aanwezig wilt laten zijn, zorg er dan voor dat je:
Alleen teamleden uitnodigt die ook echt bij het onderwerp betrokken zijn en van wie je een actieve rol in de meeting verwacht.
Altijd een moment van check-in hebt, zodat iedereen ook echt mentaal aanwezig is, met aandacht voor deze meeting.
Voldoende pauzes inlast
Maak bij het bespreken van de agenda ook plaats om te bepalen welke mindset nodig is. Als het doel van de meeting is om nieuwe ideeën op tafel te krijgen, dan helpt het waarschijnlijk niet als iedereen een heel taakgerichte ‘stick to the plan’ mindset heeft. Maar wat als er sprake is van een urgent probleem bij de klant? Heeft jullie team dan een zeer oplossingsgerichte mindset nodig, of is er ook ruimte om een stap terug te doen en een meer ‘reflectieve’ mindset te hebben?
Bespreek dus met elkaar:
Welke mindset of spirit is nodig om deze meeting met elkaar tot een succes te maken?
Welke mindset helpt ons niet om deze meeting productief te maken?
Zorg er voor dat de lengte van de meeting ook aansluit op deze mindset. Korte meetings voor beslissingen, langere meetings voor reflectie en verdieping.
Voor veel teams is het lastig om van mindset te wisselen. Er is vaak een dominante mindset aanwezig die in elke meeting naar boven komt. Dat kan frustraties opleveren en er voor zorgen dat er geen ruimte is voor een nieuw perspectief. Het is dan belangrijk om daar als team aandacht aan te geven.
Het ontwikkelen van een flexibele mindset is iets wat je als team kunt ontwikkelen. Dat kan bijvoorbeeld in een SpotlightProfile teamworkshop waarbij het team inzicht krijg in zowel de aanwezige gedragsvoorkeuren als in de onderliggende mindset. Kijkt jullie team bijvoorbeeld vooral naar kansen of naar risico’s? Door die bewustwording zijn teams in staat hun vaste patronen te herkennen, bespreekbaar te maken en zich aan te passen aan wat de concrete situatie van hen vraagt.
In de voorbereiding heb je besloten dat er interactie nodig is om het gestelde doel te bereiken. Anders was deze meeting immers niet nodig. En toch is de valkuil om dan veel te gaan delen. Het presenteren van resultaten en updates, allemaal zaken die vooraf al gedeeld hadden kunnen worden. Ook de slaapverwekkende Townmeetings met een reeks aan presentaties kennen we allemaal.
Dus stop daar mee!
Als teamleider, of facilitator van de meeting, ben je er niet verantwoordelijk voor om anderen bezig te houden. Het is juist de bedoeling dat alle deelnemers zelf actief zijn. Zorg er daarom voor dat alles wat je doet gericht is op het activeren van de deelnemers aan de meeting.
“Hoe meer jij zelf doet, hoe minder de andere deelnemers aan de meeting hoeven te doen.”
Een aantal suggesties om de interactiviteit te verhogen:
Vraag van iedereen om de video & de microfoon aan te zetten. Dus ga niet massaal uit beleefdheid op mute. Als je jezelf (of elkaar) op mute zet sta je al 1-0 achter om echt een actieve bijdrage te leveren,…
Spreek de deelnemers aan de meeting bij naam aan en zorg daarbij dat iedereen regelmatig het woord krijgt.
Veel deelnemers haken af als er te lang gepraat wordt. Dus geef eens een onverwachte opdracht tussendoor. Ik laat deelnemers regelmatig een tekening maken of een metafoor bedenken.
Nodig de deelnemers uit om tijdens de discussie ook gedachten via de chat te delen.
Verander continu de dynamiek van de meeting en doe dat met name door middel van break-outs. Dit is zo’n waardevolle interventie dat ik een speciaal blog over break-outs heb geschreven.
Bij het ontwikkelen van een High Performance Organisatie gaat het er vooral om dat er een Growth Mindset gecreëerd wordt die gericht is op continu leren, ontwikkelen en verbeteren. Hierbij gaat het niet alleen om het verbeteren van de organisatie, maar ook om het talent in de organisatie te laten groeien en te behouden.
Talenten in organisaties willen impact hebben, weten wat hun toegevoegde waarde is en persoonlijke groei staat boven aan de agenda. Maak daarom ook expliciet de koppeling tussen de inhoud en de persoonlijke leerdoelen.
Je kunt daarbij gebruik maken van het CCC Principe:
Constatering: Wat hebben we geleerd? Waar over zijn we het eens of oneens?
Conclusie: Wat betekent dat voor ons als team? Wat hebben we te leren? Wat betekent dat voor alle afzonderlijke deelnemers?
Consequentie: Wat gaan we nu concreet doen? Welke acties of afspraken horen daar bij?
Bespreek tot slot kort hoe iedereen de meeting ervaren heeft. Hoe was de energie in de meeting? Wat willen jullie blijven doen en waar willen jullie mee experimenteren in de volgende meeting.
Heb je aanvullingen of mooie verhalen die je wilt delen? Ik hoor ze graag!
Meer weten over het ontwikkelen van High Performance Organisaties?
Omdat elk team anders is maak ik graag tijd voor een vrijblijvend adviesgesprek, volledig toegespitst op jouw organisatie. Vanuit mijn expertise als teamcoach, mijn jarenlange ervaring in het leiden van teams op afstand, en als buitenstaander met een frisse blik denk ik met je mee.
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek
